En un mundo laboral tan acelerado como en el que vivimos, omitimos pequeños detalles que con el tiempo se vuelven grandes impactos en el clima organizacional en el que nos desempeñamos, es por ello, que a continuación presentamos 5 aspectos a considerar cuando debemos dar un feedback a alguien que cometió un error:
1. Cálmate y entiende la situación: Lo más importante es que no actúes de manera emocional y sin tener los detalles del caso, para que entiendas fríamente el impacto del hecho en el que colaborador falló, de esta manera lograrás dimensionar las alternativas de solución y el tamaño real de la problemática. Pedir la opinión de alguien imparcial al caso es de gran ayuda.
2. Establece un rapport: Después a tener clara la situación y estar ecuánime, es necesario procurar un espacio y hora adecuados (el pasillo o áreas comunes jamás son una opción) para hablar con el colaborador. Puedes empezar por preguntarle ¿cómo está en lo personal? ¿cómo se ha sentido en los últimos días? Para posteriormente explicarle lo bueno que ves de su trabajo, los detalles del asunto por el que están reunidos y dejando claro que en todos los casos siempre hay 2 versiones y que quieres escuchar la suya.
3. Escucha activamente: Deja que el colaborador se explaye o ayúdale a que lo haga, en su argumento encontrarás información relevante para confirmar o reformular el juicio que tienes acerca del caso. No interrumpas ni hagas preguntas tendenciosas, es decir, que pueda entenderse que ya está en un problema, eso no ayudará a generar confianza.
4. Genera conclusiones: Una vez que escuchaste activamente, pídele que te ayude a entender los impactos negativos del hecho y las responsabilidades de los involucrados, enfatizando en que necesitan aprovechar el conflicto y por ello deben construir rutas de acción y compromisos de mejora. Los errores ayudan al aprendizaje lo que se debe generar es un compromiso de mejora.
5. Cierre: La co- creación de soluciones en automático nos compromete a cumplir acuerdos, procura que la persona a la que retroalimentas asuma su responsabilidad y concluye con la frase “que necesitas de mi o de la empresa para que cumplas con este compromiso” y recibe con apertura la respuesta, tomando también la responsabilidad de lo que puedes o no comprometer. El éxito de la conversación debe medirse en una siguiente reunión que agendes al finalizar la sesión para discutir el avance a la solución, ¡no la canceles!